سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جدیت بر عملکرد دفاتر اسناد رسمی نظارت دارد و در همین راستا، با سردفتران متخلف برخورد قاطع می‌کند. معاون امور اسناد این سازمان با اعلام آماری از وضعیت دفاتر اسناد رسمی و تخلفات صورت گرفته، از صدور حکم انفصال موقت برای ۷۱۰ سردفتر متخلف در سال گذشته خبر داد.
سیدصادق سعادتیان با اشاره به تعداد کل دفاتر اسناد رسمی، ازدواج و طلاق و دفتریاران در سراسر کشور، گفت: در حال حاضر ۱۰ هزار و ۸۹۶ سردفتر اسناد رسمی، ۲۳۹۹ سردفتر ازدواج و طلاق و ۸۱۹۳ دفتریار در حال فعالیت هستند. وی با تاکید بر سلامت کلی عملکرد این دفاتر، اظهار داشت: خوشبختانه در سال گذشته تنها برای نیم درصد از کل این تعداد، کیفرخواست صادر شده است که نشان‌دهنده سطح بالای انضباط در این حوزه است. این مقام مسئول همچنین خاطرنشان کرد که این میزان تخلف در ۳۱ استان کشور نیز در همین حدود نیم درصد بوده است.
سعادتیان در ادامه به آمار کیفرخواست‌های صادر شده اشاره کرد و گفت: در سال گذشته ۳۸۴۱ کیفرخواست برای متخلفین صادر شد که از این تعداد، ۷۴۸ مورد منجر به منع تعقیب گردید. وی عمده‌ترین تخلفات سردفتران را مواردی نظیر عدم حضور سردفتر و دفتریار در ساعات اداری، تعطیلی غیرمجاز دفترخانه، عدم نظارت کافی سردفتر بر عملکرد کارکنان، نارضایتی مراجعین از کارکنان، عدم رعایت مسائل ایمنی (مانند نصب دوربین و کپسول آتش‌نشانی) و عدم درج صحیح اطلاعات مالی در قراردادها (مانند شماره حساب در اجاره‌نامه‌ها) برشمرد.
تخلفات در دفاتر ازدواج و طلاق نیز بیشتر حول محور عدم درج آزمایش خون زوجین و یا عدم ثبت مشخصات گذرنامه اتباع بیگانه صورت می‌گیرد که معمولاً با توبیخ کتبی مواجه می‌شوند. سعادتیان در این زمینه گفت: در سال گذشته ۱۰۲۰ مورد توبیخ کتبی برای این نوع تخلفات صادر شده است و در صورت تکرار، این توبیخ‌ها به جریمه نقدی تبدیل خواهند شد که در سال گذشته ۸۴۷ مورد جریمه نقدی نیز اعمال شده است.
معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، نظارت بر استفاده از توکن امضای الکترونیک سردفتران را یکی از اولویت‌های این سازمان در برخورد با تخلفات جدی عنوان کرد و تاکید کرد: یکی از مواردی که به طور جدی با آن برخورد می‌کنیم، واگذاری توکن امضا به کارکنان است. این اقدام می‌تواند منجر به ارائه خدمات غیرقانونی و سوءاستفاده‌های احتمالی شود، زیرا کارکنان فاقد صلاحیت قانونی برای امضای اسناد رسمی هستند. بر همین اساس، در سال گذشته برای ۷۱۰ سردفتری که توکن امضای خود را در اختیار کارکنان قرار داده بودند، حکم انفصال موقت از خدمت صادر شد.
سعادتیان در خصوص تخلفات مالی و دریافت مبالغ اضافی توسط برخی سردفتران نیز گفت: اگرچه شکایات چندانی در این زمینه دریافت نشده است، اما این سازمان منکر وقوع چنین تخلفاتی در جامعه سردفتری نیست. وی با اشاره به نقش نظارتی سازمان ثبت اسناد، اظهار داشت: ما به عنوان نهاد ناظر، سامانه‌هایی را طراحی کرده‌ایم که از بروز بسیاری از تخلفات به صورت پیشگیرانه جلوگیری می‌کند. برنامه آتی ما نیز اتصال دفاتر ازدواج و طلاق به سامانه پرداخت الکترونیک و نصب دستگاه‌های کارتخوان در این دفاتر است تا تمامی پرداخت‌ها به صورت شفاف و از طریق سامانه انجام شود.
وی با تاکید بر الزام تمامی دفاتر اسناد رسمی به داشتن دستگاه کارتخوان، افزود: هیچ دفتر اسناد رسمی در کشور وجود ندارد که فاقد دستگاه پرداخت الکترونیک باشد و دریافت هرگونه وجه خارج از سامانه ثبت الکترونیکی و پرداخت الکترونیک تخلف محسوب می‌شود، مگر در موارد استثنایی که سازمان ثبت اسناد به صورت مکتوب و از طریق بخشنامه به دفاتر اعلام کرده باشد.
در پایان، سعادتیان در خصوص تعرفه‌های خدمات ثبتی گفت: این سازمان مکلف به اجرای قانون بودجه در خصوص تعرفه‌ها است و در مقاطع زمانی که قانون بودجه به موقع ابلاغ نمی‌شود، بخشنامه‌های موقتی برای دریافت مابه‌التفاوت وجوه به صورت الکترونیکی صادر و تا زمان ابلاغ قانون جدید، این رویه ادامه خواهد داشت.
این اقدامات نشان‌دهنده عزم جدی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در راستای حفظ سلامت و شفافیت عملکرد دفاتر اسناد رسمی و صیانت از حقوق شهروندان است. برخورد قاطع با متخلفان و تلاش برای هوشمندسازی فرآیندها، گامی مهم در جهت ارتقای اعتماد عمومی به این نهاد حاکمیتی محسوب می‌شود.
